Для учета печатей и штампов в организации ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе.
Журнал учета и выдачи печатей, штампов, ключей от сейфов и металлических шкафов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов.
Поступившие печати и штампы должны быть зарегистрированы.
Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы.
В государственных организациях данный вопрос отнесен к ведению службы делопроизводства.