В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) отправляемые за пределы предприятия (так называемые исходящие) документы (в том числе по вопросам кадровой работы) подлежат учету.
К наиболее распространенным видам документов по вопросам кадровой работы, отправляемых за пределы предприятия, относятся письма, документы планирования и отчетности, экземпляры документов, подлежащих возврату отправителям, а также документы, подлежащие согласованию. В делах предприятия остаются контрольные экземпляры исходящих документов. Для фиксации и оперативного поиска сведений об исходящих документах следует вести соответствующий журнал.