Форма журнала учета выдачи и возврата инвентарных дел соответствует приложению 8 к Инструкции о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации.
Подбор и выдача дел производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журнала учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется дата возврата дела.
Журнал ведется по бригадам или отдельным исполнителям.