Дела сдаются в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Для фиксации факта передачи документовв архив организации ведут специальный журнал.