Журнал ведется руководителями кружков для каждой учебной группы и является основным документом по учету работы учебной группы и самого руководителя кружка. Записи заносятся аккуратно и разборчиво. Заполнение всех граф в каждом разделе обязательно. Журнал в период работы хранится в муниципальном бюджетном учреждении, по окончании учебного года сдается администрации учреждения, затем в архив. В расписании занятий указывается время их проведения. Дата прохождения медосмотра записывается один раз в год.