Учет выданных документов об образовании и о квалификации ведут с помощью специального журнала.
Книга имеет графы:
1. Регистрационный номер диплома, (дубликата диплома, дубликата приложения к диплому)
2. Фамилия, имя и отчество выпускника
3. Серия и номер бланка диплома
4. Серия и номер бланка приложения к диплому
5. Дата выдачи диплома (дубликата диплома, дубликата приложения к диплому)
6. Наименование профессии, специальности
7. Наименование присвоенной квалификации
8. Дата и № протокола Государственной экзаменационной комиссии
9. Дата и № приказа об отчислении выпускника
10. Подпись уполномоченного выдавшего диплом (дубликат диплома, дубликат приложения к диплому)
11. Подпись получившего диплом
12. Примечание