На основании приказа (распоряжения) в личную карточку работника и его трудовую книжку вносятся записи о поощрении. Таким образом, рассматриваемый приказ (распоряжение) является одним из важнейших документов по учету труда.
В зависимости от количества подлежащих хранению приказов (распоряжений) о поощрении, их учет может быть сводным либо дифференцированным (например, по подразделениям).
Учет приказов (распоряжений) в составе соответствующих дел ведется по внутренней описи.