Журнал регистрации выдачи справок с места работы

Особую роль в материалах по личному составу играют справки с места работы. Данные справки служат удостоверяющей цели - подтверждение наличия или отсутствия особых видов данных:
- место работы сотрудника (название организации, ее структурного подразделения);
- занимаемая должность сотрудника или профессия;
- стаж работы по данной должности или по профессии;
- размер ставки или жалования..
Справки с места работы также могут быть затребованы органы государственной власти, органы местного самоуправления и сторонние организациями могут потребовать справки с места работы, включая другие данные или факты.  
Для учета и регистрации кадров и кадровой документации в организациях, работниками отдела кадров используются специальные журналы (книги) учета. Справки о работе, трудовом стаже, о заработной плате учитываются в отделе кадров с помощью журнала регистрации выдачи справок с места работы. Специалисты отдела кадров разрабатывают порядок составления журнала регистрации выдачи справок с места работы, так же они несут обязательства, которые касаются сохранности документации правильности заполнения граф.  
Обложка журнала регистрации выдачи справок с места работы изготавливается из мягкого или твердого материала, в зависимости от предпочтений организации. На лицевой стороне отображается название организации, дата начала и окончания ведения журнала.  
Информация о работнике, который несет ответственность за ведение журнала, приводится на обложке журнала и содержит сведения:
Фамилия, инициалы ответственного лица;
Занимаемая должность;
Страницы журнала регистрации выдачи справок с места работы нумеруются,  шнуруются и скрепляются  печатью руководителя или сургучным оттиском. Это обеспечит защиту журнала от незаконного изъятия страниц или их внесения.