Форма журнала регистрации ответов гражданам соответствует Приложению № 27 к Приказу МЧС России от 01.12.2008 N 735 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России", который утратил силу.
Ответы заявителям регистрируются (отдельно от других документов) в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в специальном журнале.
Журнал регистрации ответов гражданам имеет графы:
1. Дата, индекс документа
2. Ф.И.О. заявителя
3. Почтовый адрес заявителя
4. Краткое содержание документа
5. Какой входящий номер исполняется
6. Ф.И.О. исполнителя
7. Отметка о подшивке или уничтожении документа
8. Примечание